個人情報保護方針

広島県尾道市因島土生町2293番地の1
株式会社アイメックス
代表取締役社長 土井　照之

株式会社アイメックス（以下「当社」という。）は、当社事業活動を行うために、多くの個人情報を保有し、活用するものであるところ、個人情報の価値を尊重し、個人情報を保護することは、当社の重要な責務であると認識し、ここに「個人情報保護方針」を定め、適正な個人情報の取扱いに努めてまいります。

基本方針

当社は、個人情報の保護に関する法律をはじめとした関係法令その他の規範を遵守します。
当社は、個人情報の取得、利用、提供など、適切な個人情報の取扱いに関する規程等を定め、当社において業務に従事するすべての者に遵守させます。
当社は、取得または保有する個人情報について、適切かつ合理的な安全管理措置を実施し、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい・紛失・改ざんの防止に努めます。
当社は、本方針、関連諸規程を含む個人情報保護体制について、継続的に見直しを実施し、その改善に努めます。

個人情報の取り扱いについて

「個人情報の保護に関する法律」（以下「法」といいます。）の定めるところにより公表し、または容易に知り得る状態に置くべき事項について下記のとおりご案内致します。

1. 個人情報取扱事業者の名称

   株式会社アイメックス

2. 利用目的

   弊社が保有する個人情報の利用目的は次のとおりです。
   個人情報にはデータベースや台帳などにより管理された「個人データ」および「保有個人データ」が含まれます。

   1. 個人事業者または企業もしくは団体に所属する者の個人情報
      1. 業務上の連絡
      2. 取引先としての契約締結業務とその履行に関する業務
      3. 弊社および弊社グループ企業の製品、商品およびサービスに関するアフターサービス業務
      4. 与信管理、債権債務管理、その他債権管理
      5. 第三者からの業務上の照会に対する回答
   2. 現職の弊社従業者に関する個人情報（従業員、役員、顧問、嘱託、契約職員、派遣職員、出向受入職員、およびパート・アルバイト職員について）
      1. 労務管理
      2. 業務上の連絡
      3. 他社または他社の指揮管理下にある事業場へ弊社従業員を派遣する際に労働安全衛生管理のため必要となる労務管理情報の提供または届出
      4. カナデビア株式会社[旧：日立造船株式会社]およびその関連企業との間で実施する個別的な人事交流（出向、転籍、派遣）に付随する労務管理に必要となる情報の提供または届出
   3. 弊社退職者（派遣または出向の解除を含む）に関する個人情報
      1. 社会保険手続
      2. 退職金または退職年金の支払い
      3. 在職中の業務に関する問い合わせ
      4. 業務に関する問い合わせおよび依頼
      5. 会社行事に関する連絡
   4. 現職の弊社従業者または弊社退職者の家族に関する個人情報
      1. 社会保険手続
      2. 従業者の退職金または退職年金の支払い
      3. 弊社福利厚生制度に関する手続
      4. 従業者に関する連絡
   5. 弊社の職員採用手続において提出された個人情報
      1. 採用選考に関する社内手続
      2. 採用後における上記「(2)現職の弊社従業者に関する個人情報」に記載する目的
   6. 株主に関する個人情報
      1. 株主総会に関する通知または連絡
      2. 配当金の支払手続
      3. 株式事務およびこれに関連する株主管理のための事務
      4. 令に定める株主と会社との間の事務および官公署への届出
   7. 上記以外の個人情報
      1. 業務上の連絡
      2. 債権管理
      3. 弊社の権利保全
      4. 法令に定められた官公署への届出、申請、その他公的な手続

   ※特定個人情報の取り扱いにつきましては、「特定個人情報保護方針」のページを参照ください。

3. 第三者への個人データ提供
   1. 第三者への個人データ提供実施
      弊社は、保有する個人データにつき、下記のア.～キ.の場合を除き本人の同意なしに第三者に提供することはしません。
      1. 法令に基づく場合
      2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
      3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
      4. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
      5. 利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取り扱いの全部又は一部を委託する場合
      6. 合併その他の理由による事業の承継に伴い、個人データを提供する場合
      7. 法令の定める所定の事項をあらかじめ本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置いたうえで、特定の者との間で個人データの共同利用を行う場合
   2. 第三者への個人データ提供の手段または方法
      労務管理台帳のコピー提供、提出先指定用紙への記載、弊社において作成した文書もしくは電子データによる提供、名刺等印刷物のコピー提供、または電話を含む口頭での情報の提供を行います。いずれの場合も必要とされる特定個人について、必要とされる範囲の情報に限り提供されます。
   3. 第三者への提供を停止する手続
      下記5.の手続により利用停止等請求があった場合、第三者への個人データ提供を停止します。ただし、利用停止等が困難な場合等にはご請求に応じかねる場合があります。
4. 個人データの共同利用（法第23条第5項第3号関係）

   現在、弊社では個人データの共同利用を行っておりません。

5. 弊社の保有個人データに関する開示等請求手続

   弊社が保有する個人データの開示、利用目的通知、訂正、追加、一部削除、利用停止、全面消去および第三者提供記録の開示（以下「開示等」といいます。）をご希望される方は次のとおりご請求ください。(特定個人情報等についてもご請求頂けます。）

   1. 請求方法
      ご請求に必要な必要書類を弊社窓口へご送付ください。ご送付の方法は次のいずれかをお選びください。 　　
      1. 開示等請求書と添付書類を郵送。
      2. 開示等請求書と添付書類の電子データを電子メールに添付して送信。
      3. 開示等請求書と添付書類を弊社窓口で直接ご提出。
   2. 開示等請求窓口

      〒722-2393 広島県尾道市因島土生町2293-1
      （株）アイメックス 管理部 人事グループ
      （電話) 0845-22-6411
      (電子メール)info@eco-imex.jp
      ※電話でのお問い合わせは、弊社営業日の午前8 時から午後5 時までの時間帯でご対応致します。

   3. 開示等請求に際しご提出頂く書類等

      次の請求書のいずれか1つをご請求内容に応じてご提出ください。

      　

      記号	請求書（様式）の名称	適用される場合
      ア	保有個人データ 開示請求書	弊社が保有している保有個人データの内容について開示をご請求される場合。
      イ	保有個人データ 利用目的通知請求書	弊社が保有している保有個人データの利用目的について通知をご請求される場合。
      ウ	保有個人データ 訂正等請求書	弊社が保有している保有個人データの内容が事実でないという理由によりご請求される保有個人データの訂正、追加または一部削除をご請求される場合。
      エ	保有個人データ 利用停止等請求書	保有個人データが法の定めに違反するという理由により保有個人データの利用停止または消去をご請求される場合。保有個人データの第三者提供の停止のご請求を含みます。
      オ	第三者提供記録	弊社が保有している保有個人データを第三者に提供したことに関する記録について開示をご請求される場合。

   4. 上記請求書に添付して頂く文書

      記号	添付文書の種類	添付文書となる具体的なもの
      ア	本人確認書類	下記のうち1つ（顔写真の無い書面の場合は2つ）をご提出ください。なお、原本ではなくコピーのご提出による場合は裏面または余白に「原本と相違ありません」との文言と住所氏名を自筆記載のうえ押印してください。 運転免許証 パスポート 印鑑証明書 住民票の写し（本籍の記載のあるもの） マイナンバーカード 健康保険証 年金手帳 外国人登録証 公的資格免許証（氏名、生年月日、住所が記載されたものに限る。）
      イ	本人確認書類 （弊社従業者が請求する場合）	現職の弊社従業者が請求する場合、上記アの書類に代えて本人確認書類として下記のうち1種類（原本）を提出することができます。 従業員証 技能資格免許証（氏名、生年月日、住所が記載された顔写真付のものに限る。）
      ウ	開示等請求者確認書類	ご本人以外の方がご請求される場合、上記ｱの書類に加え、次の書類（原本）をご提出ください。 戸籍謄本（未成年者についてご請求される場合） 住民票の写し（本籍の記載のあるもの）（同居のご家族等についてご請求される場合） 成年後見登記事項証明書（成年被後見人についてご請求される場合） 委任状（上記1.～3.以外の代理権をお持ちの方がご請求される場合） その他上記と同等の証明力を持つ文書
      エ	手数料振込用紙(弊社からのご回答方法について書面等の郵送をご希望の場合)	振込手続をした金融機関の受領押印のあるもの。 郵便にてご請求の場合のみ。

   5. 開示等請求に関する手数料

      弊社へ開示等のご請求を頂く場合、弊社からのご回答方法について書面等の郵送をご希望された場合、実費相当の手数料のお支払いをお願いします(それ以外のご回答方法(窓口での書面手渡し交付、FAXまたは電子メールの送信)をご希望される場合は特段の費用が発生しない限り無料とさせて頂きます。)。
      
      基本料金は¥1,000円です。書面以外の記憶媒体をご送付する場合において費用総額が¥1,000円を超えるときは、その超過額を追加させて頂きますので事前に弊社窓口にお問い合わせください。
      
      お支払いはご請求に先立ち銀行口座へお振込みにてお支払い頂きます。

   6. 開示等ができない場合
      次のいずれかに該当する場合、開示等を控えさせていただきます。その場合、理由を付記してその旨をご通知致します。
      1. ご提出頂いた書類から本人確認ができない場合
      2. 代理人によるご請求の場合において、代理権の存在が確認できない場合
      3. ご提出頂いた申請書類に不備があった場合
      4. 開示等のご請求対象が「保有個人データ」に該当しない場合
      5. 開示等を実施した際、ご本人または第三者の生命、身体、財産、その他権利利益を害するおそれがある場合
      6. 弊社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
      7. 開示等の実施が法令違反となる場合
      8. 法令の定めるところにより開示等の実施を免除されている場合
   7. 開示等ができない場合の手数料のお取り扱い

      お支払い頂いた手数料は回答書の作成とご送付に要する実費ですので、回答書の内容が「開示等をすべき情報がありません」「開示等を控えさせていただきます」といった内容である場合であっても払い戻しは致しません。

6. 保有個人データの取扱いに関する苦情のお申し出先

   弊社において開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止を行うことができる権限を有する個人データ（その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして政令で定めるものを除く）に関する取り扱いについて苦情のお申し出先は次のとおりです。電話、FAX、電子メールのいずれかにてお申し出ください。弊社に直接ご来社頂いての苦情のお申し出はお受け致しかねますので、その旨ご了承くださいますようお願い致します。

   〒722-2393 広島県尾道市因島土生町2293-1
   （株）アイメックス 管理部 人事グループ
   電話 0845-22-6411 FAX 0845-22-6455
   電子メールinfo@eco-imex.jp

   ※電話でのお申し出は、弊社営業日の午前8時から午後5時までの時間帯でご対応致します。
   ※現在、弊社に対する苦情の処理を行う認定個人情報保護団体はありません。

1. 個別に利用目的等をご提示している場合について

   弊社がご本人への通知、契約書の記載、その他の方法により別途利用目的等を個別に示させて頂いた場合等には、その個別の利用目的等の内容が、このご案内の記載よりも優先致します。

2. 個人データの安全管理のために講じた措置

   弊社において保有する個人データの安全管理のために次の措置を講じています。

3. 基本方針の策定

   個人情報の保護方針を策定し、その具体方針を「基本方針」により明らかにするとともに「個人情報の取扱いについて」において具体的な対応を定めております。

4. 個人データの取り扱いに係る規律の整備

   社内規程として「個人情報保護規程」を定め法令に従った個人情報の取り扱いに関する準則を定めると共に、「情報システム管理規程」「情報システム使用基準」によりシステムセキュリティーの側面から情報管理準則を定め、また「文章管理規程」やISO9001手順書により文書管理の側面からの情報管理準則を定めております。

5. 組織的安全管理措置

   社長を会社における個人情報保護体制の最高責任者とし、事業部長を個人情報保護に関する業務責任者とする他、社内組織における各階層の責任者が日常的な個人情報保護を統括する組織体制を構築しております。

6. 人的安全管理措置

   社内のコンプライアンス教育の一環として個人情報保護について定期的に教育している他、法令改正に伴う社内規程改正の都度、社内通知にて個人情報保護に関する事項を啓発しております。

7. 物理的安全管理措置

   個人データを記録した書面や携帯可能な電子データメディアについては保管場所を定め、必要に応じて施錠が可能な場所に保管することにしております。特に重要な個人データについてはアクセスできる職員や使用できるネットワーク端末を限定する他、個人データを取り扱う報務室を特別に設け、一定の範囲の職員のみが入室できる体制にしております。また、社内情報ネットワーク上のサーバーについてはサーバー室を設ける等物理的なアクセスを制限して安全管理に努めております。

　　　
8. 技術的安全管理措置

   情報ネットワーク上で取り扱う個人データについては、原則としてアクセスできる職員を限定しており、パスワード管理でコントロールしております。また、外部からの不正アクセスを防止するためアクセス制御機器の導入や情報システム担当部署による不正アクセスに対する継続監視を実施しております。

　　　
9. 外的環境の把握

   弊社の業務に関して外国の個人情報取扱業事業者が国内にあるものに対する物品または役務の提供に関連して国内にあるものを本人とする個人データを取り扱う事例は、原則として弊社職員が業務上の窓口として営業または資材調達の業務の際に提供した個人情報を対象としたものに限定されております。例外的に弊社から社外の方の個人情報を外国の個人情報取扱事業者に提供する必要がある場合は社内規程に基づき本人からの承諾を得て実施致します。

以上

（制定 2005年4月1日）
（改正 2022年4月1日）

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保有個人データ 開示請求書
保有個人データ 利用目的通知請求書
保有個人データ 訂正等請求書
保有個人データ 利用停止等請求書
保有個人データ_(第三者提供記録)開示請求書